啟動(dòng)OA 推進(jìn)醫(yī)院辦公自動(dòng)化
9月13日，牡丹江市腫瘤醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)啟動(dòng)大會(huì)在五樓大會(huì)議室召開(kāi)。這是牡丹江市腫瘤醫(yī)院積極推進(jìn)信息化建設(shè)項(xiàng)目工程，努力打造數(shù)字化醫(yī)院的又一重大舉措，這也標(biāo)志著為期三年的醫(yī)院信息化建設(shè)規(guī)劃第二階段進(jìn)入了攻堅(jiān)階段。大會(huì)由副院長(zhǎng)譚國(guó)臣主持。
辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來(lái)的新概念。辦公室自動(dòng)化英文原稱Office Automation，縮寫(xiě)為 OA。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性工作的自動(dòng)化。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，查詢本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。力求實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為醫(yī)院的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。
我院OA系統(tǒng)的建設(shè)是在理順和規(guī)范管理流程的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，這一量身定做的OA系統(tǒng)軟件，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器、以“信息門(mén)戶 ”為窗口，使醫(yī)院內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式。其方便、快捷、實(shí)用、人性化的特點(diǎn)更加明顯。初步設(shè)計(jì)的框架有：我的辦公桌、工作流程、公文收發(fā)、考勤管理、組織機(jī)構(gòu)、文件中心、信息交流、通訊錄等。其會(huì)議通知、文件收發(fā)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、無(wú)記名投票、考勤呈報(bào)、請(qǐng)假審批、公示板、電子刊物等功能，使我們的辦公環(huán)境發(fā)生了質(zhì)的飛躍。
這次我們開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)有六個(gè)方面的功能：
(一)建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，如：內(nèi)部郵件、內(nèi)部短信、文件柜、聊天室等，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，
(二)建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在醫(yī)院內(nèi)部得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
(三)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高協(xié)同工作的效率。
（四）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。可使各類文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，如單位來(lái)了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來(lái)的東西，規(guī)章制度、各種文件等等，只要身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。
（五）輔助辦公。牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。
（六）信息集成。通過(guò)集成使業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息在OA上體現(xiàn)，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。
本次我們與軟件公司建立了聯(lián)合開(kāi)發(fā)的平臺(tái)，其模式創(chuàng)建貼近醫(yī)院的管理流程和辦公人員的習(xí)慣。強(qiáng)大的功能必將搭建得心應(yīng)手的工作環(huán)境，大幅度提高工作效率，并通過(guò)流程再造，加快制度化建設(shè)，優(yōu)化管理流程，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的提檔升級(jí)，為醫(yī)院做強(qiáng)、做大、做精提供保障性支持。
信息科 蘇大鵬
